A belső ellenőrök 7 főbűne és 7 erénye

A cikk Richard F. Chambers, CIA, QIAL, CGAP, CCSA, CRMA, az IIA elnökének és vezérigazgatójának, a 2019. június 24-ei és 27-ei blogbejegyzései alapján készült.

Mik azok a hibák, mik azok jó a tulajdonságok, amelyek meghatározhatják egy belső ellenőr megítélését? Melyek azok, amelyek tönkre tehetik a szakmai elismertségünket, amelyek tönkre tehetik karrierünket? Melyek azok, amelyek meghatározhatják karrierünk felfutását, amelyek elismertté tehetnek?

Mindenki hibázik, de néhányat minden áron el kell kerülnünk. És mindenkinek vannak jó tulajdonságai, gyakorolja is azokat, de néhányat tudatosan alkalmazva kapukat nyithatunk meg magunk előtt. Kezdjük a hibákkal, a bűnökkel.

A 7 főbűn

A belső ellenőrzési siker ritkán történik meg egy éjszaka alatt, és soha nem garantált. Évekbe telhet kialakítani a szükséges tudást, készségeket és szakértelmet, sőt a tanulás és a fejlesztés folyamata soha nem ér véget. De a leggondosabban tervezett belső ellenőrzési karrier is összeomolhat egy pillanat alatt, egy komoly hiba miatt.

• 1.Hibás jelentés közzététele. Valószínű, hogy szándékosan senki nem tesz egy belső ellenőrzési jelentésbe hibát (sem nagyot, sem kicsit). De a hiba ettől még pusztító lehet. Egyetlen, helytelen megfigyelés örökre kísérthet, nemcsak maga a hiba miatt, hanem azért is, mert egy visszavont jelentést ritkán felejtenek el. A visszavont vagy utólag módosított jelentés nemcsak egyetlen kudarc, hanem magában hordozza annak lehetőségét, hogy ez megismétlődhet. Ráadásul jó esély van arra, hogy a hibás jelentés zavarja mind az ügyfelünket, mind a főnökünket, és hidd el, legalább egyiküknek hosszú memóriája van.
• 2.Hiányos / hamis munkalapok benyújtása. Lehet, hogy nem fognak elkapni, ha "csalsz" a munkalapokkal, de ha (amikor) igen, akkor az eredmény nem lesz rózsás. A szándékosan hiányos vagy hamis munkalapok benyújtása etikátlan, ez világos és egyszerű, azaz nincs helye a belső ellenőrzésben. Gondolhatod, hogy a felettesed hogyan reagálna, átnézné az összes korábbi munkalapjaid, hasonló problémákat keresve. Függetlenül attól, hogy mit talál a munkád - és lehet a karriered is - veszélyben van.
• 3.A hidegvér elvesztése. Amikor az ügyfeleink veszélyben érzik magukat, néha tisztességtelenül viselkednek. Természetes reakciónak tűnhet a visszavágás, főleg ha még úgy is érzed, hogy igazad van, de soha nem helyénvaló amatőrként viselkedni, és soha nem eredményes, ha elveszíted a hidegvéred. Ne feledd, ha valaha is felemeled a hangod egy megbeszélésen, akkor arra valószínűleg emlékezni fognak, még azután is, hogy elfelejtették a nézeteltérés okát. Ez nem az a fajta tartós benyomás, amelyet el szeretnénk érni. És mielőtt válaszolnál egy elégedetlen ügyféltől származó sértő e-mailre, a legjobb, ha megvárod, míg megnyugszol, vagy tanácsot kérsz a főnöködtől.
• 4.Az irányított ellenőrzés. Óriási etikai hiba az összeférhetetlenséggel járó ellenőrzés elvégzése. A tisztességes, elfogulatlan audit hírnevét örökre elveszthetjük, ha csak egy pillanatra is felmerül, ha kivételeztünk valakivel, vagy tisztáztunk egy barátot, függetlenül attól, hogy bűnös volt vagy ártatlan. Valójában nem számít, hogy az összeférhetetlenség valódi vagy csak látszat. Szinte lehetetlen helyreállítani, még akkor is, ha a belső ellenőrzési osztályon maradhatunk.
• 5.Titoktartási ígéret megszegése. A belső ellenőrzés során szerzett információkat szinte soha nem szabad máshol/másra használnunk. Ha egy auditor helytelenül osztja meg az ügyfelekkel kapcsolatos információkat, akkor könnyen kikerül a körből, a két fél közötti bizalom megsemmisül. És ha egy belső ellenőr pletykálással növeli a hírnevét, a vezetőséggel való őszinte beszélgetés lehetősége nagymértékben csökken vagy megszűnik. Senki sem hív meg egy tapintatlan belső ellenőrt egy újabb látogatásra.
• 6.A vállalati irányelvek megsértése. Ha egy ügyfél úgy véli, hogy egy belső ellenőr kigúnyolja a vállalati politikát, akkor az auditornak nem kell meglepődnie, ha hiányzik a meggyőző képessége, amikor ajánlást tesz az ügyfeleknek a rendelkezéseknek való megfelelésre. Ha az ügyfél megtudja, hogy nem a vállalat által jóváhagyott társasággal repülünk, vagy áttetetjük magunkat az első osztályra, akkor azt nem fogják elfelejteni. Ez nem azt jelenteni, hogy a belső ellenőrök soha, semmilyen körülmények között nem térhetnek el a szabályzatokban foglaltaktól, de minden kivételt jól meg kell indokolni, és így is csak ritkán fordulhat ez elő. Csakúgy, ahogy a rendőrök nem állhatnak „a törvény felett”, az auditorok sem viselkedhetnek úgy, mintha a vállalati irányelvek nem vonatkoznának rájuk.
• 7.Belső ellenőrzési jelentések kiadása, amelyek kicsinyesek vagy nem hordoznak hozzáadott értéket. Mindannyian tudjuk, hogy a belső ellenőrzés nem csupán arról szól, hogy rámutat a hibákra; arról szól, hogy segítsen a menedzsmentnek elérni céljait, és kihasználni azokat a lehetőségeket, amelyek e nélkül kimaradtak volna. Senki nem profitál abból, ha a belső ellenőrzés arról híres, hogy lényegtelen részletekre pazarolja az idejét. Azok a belső ellenőrzési jelentések, amelyek nem lényeges megállapításokat vagy nem költséghatékony ajánlásokat tartalmaznak, hát azok is megalapozzák a hírnevünket, csak mint „babszámláló”-ként vagy rosszabbként. Nagy a kísértés, hogy egy korábbi ellenőrzési programot újrahasznosítsunk, amely több jelentéktelen hibát talált, de a tavalyi ellenőrzés újbóli végrehajtása nem feltétlenül a legjobb útja az értékadásnak.

E hét „bűn” bármelyike ​​mélyen alááshatja a belső ellenőrzés szerepét és hírnevét, és végzetes csapást gyakorolhat az elkövető karrierjére. De vannak olyan módszerek, amelyek leküzdhetik a nem szándékos vagy nem rosszindulatú hibákat. A következő hét erény képes egy belső ellenőr megítélését a szokásosról a rendkívülire emelni.

A 7 erény

Első pillantásra ezen erények nyilvánvalónak tűnhetnek, de fontos, hogy emlékeztessük magunkat arra, hogy ezeknek az alapvető cselekvéseknek ösztönösnek kell lenniük az auditorok számára. A modern belső ellenőrzés kihívásai nyomást gyakorolhatnak a szakemberekre, hogy gyorsan és határozottan cselekedjenek. Miközben hajlandónak és képesnek kell lennünk megfelelni e növekvő követelményeknek, ébernek kell maradnunk, hogy ezek ne erodálják, ne nyomasszák elkötelezettségünket, hogy továbbra is hűek maradjunk ezekhez az alapvető erényekhez.

• 1.Tárgyilagosság és széles látókör. Senki sem szereti az olyan játékvezetőt, aki kivételezik, vagy az olyan belső ellenőrt, aki elfogult. A belső ellenőröket azért fizetik – sok egyéb mellett – hogy bizonyosságot nyújtsanak. Ezért magától értetődő, hogy az auditor személyes véleményét vagy elfogultságait kordában tartja. Ez magában foglalja azt is, hogy őszintén tekintünk azokra a remélhetőleg ritka esetekre, amikor véleményünk vagy elfogultságunk színezte csak ki a munkánkat, és ilyenkor felül kell vizsgálnunk saját magunkat.
• 2.Jóakarat és önzetlenség. Bár elengedhetetlen, hogy jelentéseink pártatlanok legyenek, ez nem jelenti azt, hogy pártatlanul kell viseltetnünk a szervezet érdekeit illetően is. Amikor ügyfeleink tudják, hogy a munkánk valóban a szervezet érdekeit szolgálja, sokkal nagyobb valószínűséggel leszünk hatékonyabbak a közös munka során.
• 3.Nyitottság és transzparencia. Az emberi természetből fakad, hogy az audit ügyfelei nyitottabbak és megbízhatóbbak lesznek egy nyitott és megbízható auditorral. Nyilvánvaló, hogy vannak olyan különleges helyzetek, mint például a csalásfelderítések, amikor a teljes nyitottság nem praktikus. A nyitottság légkörének kialakítása azonban leggyakrabban javítja az ellenőrzési eredményeket. Az átláthatóságra az ellenőrzési folyamat során is ugyanakkora szükség van, mint az ellenőrzési jelentésekben. Ha megvártuk a záró megbeszélést a fontos vizsgálati megállapítások megvitatására az ügyféllel, akkor túl sokáig vártunk.
• 4.Őszinteség. Gyakorlatilag minden auditor elismeri az őszinteség fontosságát. Időnként azonban a belső ellenőrök elfelejtik, hogy a kommunikációban ennek szintjei vannak. Ha azt szeretnénk, hogy a vezetés bízzon az ajánlásainkban, fontos, hogy jelentéseink tükrözzék a probléma minden oldalát. Ne feledd, hogy a vezetés, nem pedig az audit hozza meg a végső döntést a belső ellenőrzési jelentésben meghatározott problémák kezelésére. Az őszinteség erény; a mulasztás nem.
• 5.Lelkesedés. A lelkesedés fertőző lehet. Ez különösen fontos a belső ellenőrzésben, mert sikerünk nagyban támaszkodik a meggyőzőerőnkre, hogy mások viselkedését megváltoztassuk. Amikor szenvedélyesek vagyunk a munkánkban, akkor ez a szenvedély átterjedhet ügyfeleinkre és munkatársainkra is. Ez nemcsak növeli a pozitív változás valószínűségét, hanem az érintettek számára is vonzóbbá teszi az ellenőrzési folyamatot.
• 6.Megbízhatóság és szavahihetőség. Az auditálás nehéz lehet még a legjobb időkben is. Egy audit károsíthatja ügyfeleink egyéb kötelezettségvállalásait, és a folyamat rosszabbá válik, ha nem teljesítjük kötelezettségvállalásainkat. Az auditorok megbízhatóságára számítanak, ami azt jelenti, hogy határidőket kell felállítani, és időben meg kell jelenni a megbeszéléseken. Ellenkező esetben nehéz helyzetbe hozhatod magad és a főnöködet.
• 7.Életen át tartó tanulás. A folyamatos oktatás iránti elkötelezettség bárki számára erény, de ez különösen fontos a belső ellenőrök számára. A technikai készségek és az iparági tudás kulcsfontosságú, és mivel munkánk magában foglalja a modern vállalkozásokkal szemben fennálló kockázatok teljes univerzumát, így alapvető fontosságú az üzlet összetettségének és árnyalatainak a megértése. A legjobb belső ellenőrök minden héten időt hagynak a menetrendben a továbbképzésre vagy más önfejlesztő tevékenységekre.

Mivel az erények témájánál vagyunk, ne felejtsük el az önkéntesség erényét. Bár nem a hét alapvető ellenőrzési erény egyike ez, de biztosan egy olyan lehetőség, amellyel együtt dolgozhatunk a szakma javítása érdekében. Vegyük fontolóra az önkéntességet, akár saját szervezetünkben, az IIA-n belül, vagy akár egy másik szakmai szövetséggel. Segíthetsz a gyakorlati szakembereknek a szakmai fórumokon, a belső ellenőrzésekről szóló cikkek írásában, a belső ellenőrzési szakértői felülvizsgálati programokban való részvétellel és sok más módon. Ezen tevékenységek bármelyike nagy előrelépést adhat mások tudásának bővítésében, és ezen önkéntesen vállalt feladatok befolyásolni fogják a mi karrierünket.