Sziasztok, Larry vagyok és a Delivery Hero-nál 2017-ben én vezettem a belső auditot szenior vezetőként. Jómagam vezettem be és hoztam létre a belső ellenőrzési funkciókat a vállalatnál, mára pedig egy nagyszerű 7 fős csapattá nőttük ki magunkat. Az alábbiakban a belső audit világát és a fontosabb tudnivalókat szeretném bemutatni.

„Vegyük a ház példáját”

Azt körülírni, hogy mi is történik egy belső ellenőrzés során valószínűleg az egyik legnehezebb része a munkának: egyszerűen szólva a szervezeti értékeket szeretnénk megvédeni.

Vegyünk például egy házat. A ház egy értékes eszköz, amely önmagában több értékes tárgyat is tartalmaz (pl.: elektronikus eszközöket, ékszereket, készpénzt, stb.). A ház tulajdonosának az érdeke, hogy védelmezze értékeit, tehát amikor reggel elindul dolgozni, becsukja otthonának ablakait és ajtaját. Ha szeretné még nagyobb biztonságban tudni értékeit, akkor biztonsági rendszert is telepíttet otthonába.

De hogyan győződhetünk meg arról, hogy a zárak és a riasztók megfelelően működnek? Ha semmit sem lopnak el, akkor valószínűleg minden a legnagyobb rendben van. De mindezektől függetlenül valóban biztosak lehetünk abban, hogy a példánkban is szereplő tulajdonos tényleg bezárta az ajtókat és élesítette a riasztórendszert minden egyes nap? A belső auditorok feladata a biztonságért felelős rendszerek ellenőrzése, ők nézik meg, hogy a tulajdonos tényleg bezárta-e az ajtót és élesítette-e a riasztót.

A mi belső auditor csapatunk felügyeli a vállalat rendszereit és folyamatait, amellyel biztosítani tudják a vállalat tőkéjének (például: munkavállalók, rendszerek, adatok) védettségét, és azt, hogy megfelelően fel van-e készülve a vállalat a gyors ütemű növekedésre, amit a befektetők és a vezetőség szeretne elérni.

Folyamatos gyors növekedés

A német vállalatvezetési kódex („Deutscher Corporate Governance Kodex”) bizonyos vállalatoknak előírja egy audit bizottság létrehozását, akik nyomon követik a belső ellenőrzési folyamatokat. Mindazonáltal azok a vállalatok is rendelkezhetnek belső ellenőrzési funkciókkal, akik számára a kódex nem teszi kötelezővé, mert ily módon független és objektív visszacsatolásra tehetnek szert.

A Delivery Hero-nál a menedszement és a felügyelőbizottság közösen alakítják ki a stratégiát, továbbá a menedzsment felel a stratégia megvalósításáért. A belső ellenőrzések összhangban vannak a közösen megalkotott stratégiával, mely során kifejezetten azokra a területekre összpontosítunk, amelyek végső soron elengedhetetlenek a folyamatos gyors növekedéshez. Ebből fakadóan minden érintett bízik abban, hogy cégünk a megfelelő folyamokat és rendszereket alkalmazza a stratégiai célok eléréséhez.

A belső ellenőrzés 2017 januárjában kezdődött meg a Delivery Hero-nál a tőzsdei bevezetés előkészületeihez kapcsolódóan. Akkor még csak egy auditor volt – jómagam, mondja mosolyogva Larry. Mára már 7 fős a csapatunk, közösen felelünk a belső ellenőrzésekért, ami elég lenyűgöző egy olyan vállalatnál, amelyet csupán két év választ el a tőzsdére lépés pillanatától. Csapatunk küldetése, hogy megvédjük a szervezeti értékeket és segítsük kibontakoztatni azokat a független és objektív ellenőrzés, tanácsadás és rálátás révén. Persze azért az is fontos a számunkra, hogy a belső ellenőrzés ne maradjon a hideg és bürokratikus folyamatok szintjén, hanem közben egy kicsit élvezhetőbbé is tegyük. Kitaláltunk egy mottót, amellyel emlékeztetjük magunkat erre a célunkra: „Hősök vagyunk, itt az idő, repüljünk hát!”

Egy nagyszerű történetben rejlő erő

Csapatunk minden tagja belső ellenőr, szerte a világból. Mindannyian különbözőek vagyunk, emellett lelkesek és kreatívak is. Négy hölgy és két férfi alkotja csapatunkat, Kazahsztánból, Franciaországból, Portugáliából, Ausztriából, Finnországból, Kanadából és az USA-ból érkeztünk. Amit leginkább kedvelek magunkban, az Audit Hősökben, az nem más, mint az alázat. Gyakran az ellenőrök tekintélye a rendőrségéhez hasonlít, az auditálás alatt lévők attól tartanak, hogy eláruljuk őket, tehát csak azt keressük majd, mit rontottak el. A mi hétköznapi hőseink azonban a „jó fiúk”, akik először arra törekednek, hogy minél jobb kapcsolatot építsenek ki a menedzsmenttel, a belső ellenőrzéshez pedig alázatosan közelítsenek, vagyis nem csak a fejlődésre szoruló területekre mutatnak rá, hogy fejlesszék a rendszereket és a folyamatokat, hanem a jól működő dolgokra is felhívják a figyelmüket, figyelmünket.

Nagymamám („Shirley Nagyi”) nagyszerű történeteket mesélt, azt gondolom, hogy hozzá hasonlóan nekünk is - képzettségi területtől függetlenül - ki kell használnunk a történetmesélés nyújtotta lehetőségeket. Ezért arra ösztönzöm a csapatom tagjait, hogy történeteken keresztül próbáljanak meg kapcsolatokat építeni a vállalaton belül, ezáltal hatásosabban tudják átadni az üzenetünket, a folyamatos fejlődést. A csapatom elfogadta a kihívást, emiatt mindegyik audithoz kialakításra kerül az 5K Modell: Körülmény (Mi a probléma?), Kritérium (Melyik előírás nem teljesült?), Kiinduló ok (Miért merült fel a probléma), Következmény (Hogyan lesz majd hatással a felmerült probléma a stratégiai célokra?), Korrektív akció (Mit tegyen a menedzsment, a probléma megoldása érdekében?). Az 5K Modell dokumentálását nagyban megkönnyítik a menedzsmenttel történő beszélgetések és a felmerült probléma megoldásához kapcsolódó „stroytelling”.

A felvételi interjúk során mindegyik csapattagomat megkértem arra, hogy meséljen egy történetet. Ezt azért csináltam (és csinálom), mert mindenki tud kapcsolódni egy történethez, de nagyon keveseket érdekel a fennálló állapot leírása. Például: „Megcsináltunk egy tesztet 25 mintával. 23 minta megfelelő volt és 2 nem. Ezt a kontrollt nem tekintjük hatékonynak. Annak ellenére, hogy minden ellenőr számára ismert ez a terminológia, a menedzsment számára gyakran elcsigázó, unalmas lehet a tényszerű előadásmód. Úgy látom, sokkal hatásosabb átfogalmazni a tesztelés eredményét: „2018-ban, egyik versenytársunk elveszített 1 millió eurót, mert a banki rendszerük hozzáférése nem volt megfelelően ellenőrizve. A hozzáféréseket tartalmazó kontrollt nagyon fontos megfelelően kialakítani és ellenőrizni, így el tudja kerülni a vállalatunk, hogy úgy járjon, mint a versenytársunk. Az így megmentett összeget például az értékesítési és marketing osztály fel tudja majd használni a vállalat fejlesztésére.”

Vízió a jövőről

A leginkább felemelő, jutalmazó része a munkának az, amikor a menedzsment kifejezi elismerő véleményét az audit és tanácsadás során létrejött hozzáadott értékről. A belső ellenőrzés gyakran nem tartozik a menedzsment kedvenc témái közé, emiatt amikor jó visszajelzést kapunk az auditról és annak eredményével kapcsolatban, akkor az azt jelenti, hogy valamit jól csináltunk és sikerült eloszlatnunk azokat a negatív sztereotípiákat, amelyek az auditorokhoz fúzödnek.

Egy másik felemelő része munkánknak maga az utazás és más kultúrák megismerése. Az elmúlt évben csapatunk több országban is járt, úgy mint: Korea, Uruguay, Törökország, Szerbia, Magyarország, Bulgária, Tháföld, Olaszország, Románia, Hollandia, Singapúr, Görögország, Horvátország, és Malajzia. Egy másik országba utazni mindig izgalmas feladat, nem csak dolgozunk ilyenkor, hanem megpróbáljuk az ország kultúráját is kicsit megismerni, új ételeket kipróbálni és kapcsolatok építeni.

A belső ellenőrzés a Delivery Heroe-nál egyedülálló, mert hét főből álló csapatunk felel a vállalat több mint 100 leányvállalatáért, amely több mint 40 országban helyezkedik el. Számunkra ez azt jelenti, hogy többet kell teljesítenünk kevesebb erőforrással. Mi ezt kihívásként fogjuk fel. Jelenleg technológiai fejlesztéseken dolgozunk, hogy ezáltal még hatékonyabbak és hatásosabbak lehessünk a belső ellenőrzés minden fázisában. Víziónk, hogy folytassuk az úttörő technológiák használatát, digitalizáljuk a belső ellenőrzési funkciót olyan módon, hogy képesek legyünk az aktuális kockázatokat az üzlet sebességének megfelelően auditálni.

Larry C. Herzog Butler
Senior Director, Internal Audit, Delivery Hero, Berlin, Németország

Fordította: Nagy Szilárd, lektorálta: Kápli Dorottya, Smohay Ferenc
ABT Treuhand csoport